Éditorial

Par François Bérard – Service Certification des établissements de santé - HAS

Francois Berard

Dialogue
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Vos interlocuteurs – Certification & Actualités – n°4 – Janvier-mars 2012

Les missions de l'unité gestion des démarches (UGDD) du service certification des établissements de santé

À partir de 5 mois avant la visite de certification, chaque établissement de santé est informé du chef de projet et de l’assistante gestionnaire au sein de l’Unité Gestion Des Démarches (UGDD) qui seront leurs interlocuteurs privilégiés chargés de les accompagner dans la mise en œuvre de leur démarche de certification.

Composée de 23 collaborateurs 11 chefs de projet et 11 assistantes gestionnaires travaillant en binôme encadrés par un adjoint au chef de service – l'unité est le garant du bon déroulement de la procédure de certification de la réception de l’autoévaluation à la fin de la procédure, modalités de suivi inclues.

La mission d’UGDD s’articule autour de trois temps forts :
1- l’analyse des documents préparatoires à la visite afin de définir le périmètre de la visite de chaque établissement de santé ;
2- la lecture du rapport des experts-visiteurs qui nécessite une parfaite connaissance de l’établissement de santé et une vraie capacité à prendre en compte ses spécificités (en termes d’activité et de contexte) ;
3- la proposition des décisions de certification à l’issue de la phase dite contradictoire (observations, contestations).

En collaboration avec les experts-visiteurs, le chef de projet s’assure de l’application des règles rédactionnelles et du processus décisionnel prévus par la procédure de certification. Le rapport de certification produit rend compte de la situation de l’établissement au moment de la visite. Il sert de base à la décision de certification prononcée par le Collège de la HAS et doit donc refléter les réalités de l’établissement.

Le chef de projet et l’assistante gestionnaire réalisent alternativement et en coopération étroite des missions plus particulières tout au long de la procédure. Les assistantes gestionnaires garantissent en particulier la continuité de suivi de chacun des dossiers par des contacts permanents aussi bien avec les établissements de santé qu’avec les experts-visiteurs auprès desquels sont relayées des informations quotidiennes.

Chaque binôme suit en continu et en moyenne un portefeuille d’environ 130 dossiers d’établissements qui se situent à différents stades de leur procédure. En 2011, l'unité a géré environ 700 visites initiales et de suivi, plus de 150 rapports de suivi pour une production d’un peu plus de 900 rapports de certification. Enfin, l’unité assure également le suivi des procédures de certification des Installations Autonomes de Chirurgie Esthétique et d’évaluation externe des Centres de Maladies Rares.

Les différents collaborateurs d’UGDD participent aux groupes de travail autour des outils, évolutions et déclinaisons de la procédure de certification tels que le Guide « Préparer & Conduire » dont la prochaine mise à jour aura lieu dans le courant du 1er trimestre 2012.

Ils sont aussi les principaux interlocuteurs des agences régionales de santé à qui sont adressés les rapports de certification.

Assistantes gestionnaires et chefs de projet de l’unité gestion des démarches – Service certification des établissements de santé

Sommaire


 

Mis en ligne le 23 Jan 2012

@HAS_sante

Il y a 13 heures
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