Une plate-forme de gestion collaborative de la procédure de certification est en place depuis le 8 février 2010. Cet extranet permet aux établissements concernés d’échanger plus rapidement avec la HAS les informations et les documents relatifs à la procédure. Et cela en un lieu unique, en toute sécurité.
L’outil, baptisé « Sara » (pour Saisie des autoévaluations et des rapports), vise en premier lieu à simplifier les échanges avec la HAS. « Les établissements de santé n’ont plus à nous envoyer par colis tous les documents qu’on leur demande, il leur suffit de les saisir ou de les déposer dans Sara ; cette dématérialisation facilite la démarche, explique Michèle Lenoir-Salfati, chef du service certification des établissements de santé à la HAS. Les établissements pourront en outre consulter quand ils le souhaitent les documents les concernant, trouver des informations personnalisées en fonction de leur structure et de l’état d’avancement de leur procédure, et recevoir des alertes e-mail à chaque nouvelle étape. » Car, plus qu’un serveur où télécharger des formulaires et déposer des documents, l’outil Sara a été conçu comme une véritable plate-forme collaborative où interviennent successivement tous les acteurs de la certification : les établissements de santé, les services de la HAS et les experts-visiteurs chargés d’effectuer les visites de certification.
Une plate-forme collaborative et sécurisée
Avec Sara, les échanges d’informations sont plus rapides qu’avec le papier ou les mails. Plus sécurisés aussi, puisque l’accès aux documents et aux archives nécessite désormais des habilitations et des mots de passe. Autre apport de l’application, expliqué par Michèle Lenoir-Salfati : « Lorsque les rapports de certification étaient rédigés sous format Word, on ne pouvait pas faire de requêtes sur l’ensemble de ces documents, donc dresser des états des lieux nationaux ou locaux détaillés du niveau de qualité sur certaines thématiques. Nous ne pouvions que faire le bilan du nombre d’établissements certifiés et des niveaux de certification, alors que nous disposions d’une mine d’informations susceptibles d’intéresser la HAS, le ministère de la Santé, les Agences régionales de santé (ARS) ou les usagers.
Avec Sara, nous aurons une base de données exploitable, où tous les documents seront présentés de façon standardisée à partir de formulaires disposant de règles de gestion précises. Cela permettra, quand tous les établissements seront inscrits et engagés dans la V2010, de disposer de statistiques pour d’éventuelles enquêtes nationales ou locales. Les rapports de certification pourront par ailleurs être enrichis de comparatifs. Ainsi, les établissements pourront se situer les uns par rapport aux autres. »
De la V2007 à la V2010
Lancée en début d’année, la plate-forme Sara n’est pour le moment disponible que pour les établissements de santé engagés dans la procédure de certification V2007. Mais les développements se poursuivent pour permettre, dès fin 2010, son déploiement dans le cadre de la V2010.
Les établissements de santé seront alors invités, peu de temps après avoir lancé la démarche, à s’inscrire sur la plate-forme Sara (https://sara.has-sante.fr).
La V2010 ayant été lancée en janvier dernier, certains établissements de santé seront déjà bien avancés dans la procédure au moment de s’inscrire. Ils auront déjà envoyé leurs premiers documents sous forme papier. « Ils n’auront pas à les refournir sous forme dématérialisée dans Sara, rassure Michèle Lenoir-Salfati. En effet, c’est la HAS qui se chargera à terme, afin de disposer des données complètes, de récupérer et de numériser tous les documents déjà reçus sous forme papier dans Sara. »
Un service d’accompagnement
« Nous avons conçu un dispositif d’aide à l’utilisation de Sara et développons aujourd’hui un didacticiel pédagogique de formation pour les établissements de santé, indique Michèle Lenoir-Salfati. Ils devraient bientôt être mis en ligne sur le site de la HAS. »
Par ailleurs, la plate-forme d’information certification, créée en juin 2008 pour accompagner les établissements de santé dans la procédure de certification, a ajouté à son périmètre l’assistance technique à l’utilisation de Sara.
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N° Indigo : 0 821 74 75 76 (0,118 € TTC/mn)
i.certification@has-sante.fr
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