Experts : préparez votre venue à la Haute Autorité de santé

consultez le plan d'accès :

1. Avant le déplacement : votre convocation

• Avant d'organiser votre venue à la HAS, assurez-vous de disposer d'un ordre de mission. La convocation à une réunion fait office d'ordre de mission. Elle doit contenir au moins la date, le lieu et les horaires de la réunion.
• Pensez à la conserver, elle pourra vous être demandée pour justifier de vos frais.
• Même si un planning prévisionnel de réunions vous a été communiqué, seule la réception d’une invitation ferme, le cas échéant par courriel, permet d’assurer la prise en charge des transports et de l’hébergement.
• Si la mission est annulée par la HAS ou si votre désistement est justifié, les frais d’annulation sont pris en charge par la HAS. Si vous n’êtes pas sûr de pouvoir effectuer le déplacement, privilégiez la réservation de tarifs flexibles.

 

2. Votre trajet

• Le trajet pris en compte est celui depuis votre domicile ou votre lieu d’exercice professionnel principal. En cas de départ d’un lieu différent, le montant de la prise en charge sera plafonné au trajet depuis ou vers le domicile.

• Vous pouvez décaler vos dates d'aller et/ou de retour mais seules les dépenses strictement nécessaires au déplacement pour la HAS donneront lieu à prise en charge. Si vous groupez un déplacement pour deux réunions dont l’une est à la HAS et l’autre, par exemple, au Ministère, chaque organisme assure la prise en charge d’une partie des frais.

• Dès lors que l’offre est disponible et accessible, ce sont les transports en commun terrestres (train, métro, bus, etc.) qui doivent être privilégiés. Les autres modes de transport peuvent être acceptés sous condition ou en complément.

• Le train est préconisé, pour des raisons de coût et d’émission de gaz à effets de serre.

• La seconde classe doit être choisie par principe. Les voyages en 1ère classe ne sont possibles qu'à condition de posséder une carte de réduction (carte liberté, carte sénior, carte d’abonnement) et de l’utiliser lors de la réservation des billets. Les voyageurs doivent avoir informé le pôle des frais de déplacements de la HAS à fraisdeplacement@has-sante.fr. Si vous n’êtes pas dans ce cas, une demande de remboursement de billet en 1ère classe entraînera une réfaction de 1/3. Si vous prenez un billet en 1ère classe car il présente un tarif avantageux par rapport à l’offre disponible en 2nde, pensez à prendre une capture d’écran et à la fournir lors de votre demande de remboursement : le montant disponible en 2nde (même date et heure, à conditions tarifaires identiques (standard/flex/non-échangeable/etc.)) pourra alors être retenu comme base de remboursement.

• La carte de réduction n'est pas prise en charge par la HAS sauf si son coût est amorti par les déplacements pour la HAS.

• Si vous modifiez ou annulez votre réservation, cela peut entraîner des frais, ceux-ci ne sont pas pris en charge.

• Le voyage en avion est possible uniquement en classe économique et pour les trajets d’une durée supérieure à 4 heures en train (ou à 6 heures pour un aller-retour dans la même journée), tels que Nice-Paris ou Toulouse-Paris.
• Pour des trajets tels que Bordeaux-Paris, Montpellier-Paris ou Marseille-Paris, prenez le train si vous devez arriver la veille.

• L’utilisation d’un véhicule personnel est restreinte au trajet pour se rendre à une gare ou un aéroport.
• Pour de longs trajets, une autorisation expresse et préalable de la HAS est nécessaire. La demande doit être faite auprès du service de la HAS qui vous envoie en mission.
• Les indemnités kilométriques sont calculées en fonction de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus pour la HAS dans l’année :

 

• Lors de l’utilisation du véhicule personnel, les frais de carburant ne sont pas remboursés car ils sont intégrés dans l’indemnité kilométrique.
• En cas d’utilisation d’une voiture de location (la réservation d’un véhicule de location nécessite l’obtention d’un accord express de la HAS), le remboursement du carburant est possible. Il est rappelé que le plein du véhicule doit être effectué avant la restitution du véhicule auprès de l’agence de location (dans le cas contraire, le remboursement des frais sera recalculé sur la base du prix moyen du carburant utilisé).

3. Votre hébergement

Si le temps et les horaires de trajet ne permettent pas de voyager le jour-même de la réunion à la HAS, la prise en charge de nuitées d’hôtel en complément est possible selon les forfaits suivants :

Pour venir à la HAS (Saint-Denis, 93), si vous avez besoin d’un hôtel, l’hébergement est pris en charge à raison de 140€ par nuit (petit déjeuner et taxe de séjour compris).

Pour les autres déplacements (notamment les missions des experts-visiteurs), les forfaits de prise en charge à la HAS sont les suivants :

• Pour les missions à Paris et communes limitrophes, le montant est de 140 € / nuit.
• Pour les hébergements situés dans le reste de l’Île-de-France et dans les villes de plus de 200 000 habitants (Lyon, Marseille, Nice, Toulouse, Bordeaux, Montpellier, Rennes, Nantes, Lille et Strasbourg), en incluant les communes limitrophes, le montant est de 120 € / nuit (petit déjeuner et taxe de séjour compris).

NB : les frais d’hébergement en région Île-de-France hors Grand Paris sont remboursés dans la limite des frais réels.

• Pour tous les autres cas de figures, le montant est de 90 € / nuit (petit déjeuner et taxe de séjour compris).
• Pour les hébergements situés en Martinique, Guadeloupe, Guyane, La Réunion, Mayotte, St Barthélémy, St Pierre & Miquelon, St Martin, Nouvelle-Calédonie, Iles Wallis & Futuna et la Polynésie Française, le montant est de 120 € / nuit (petit déjeuner et taxe de séjour compris).

La HAS a un contrat de collaboration avec quatre établissements, précisez que vous venez pour la HAS pour bénéficier des tarifs préférentiels.

Attention :  Les tarifs ne sont pas garantis lors de grandes manifestations au stade de France ou lors de périodes de salons ou évènements particuliers.

• IBIS Style Paris St Denis, 212, avenue du Président Wilson - 93210 La Plaine Saint-Denis

Situé à 5 min à pied de la HAS (10 min du RER B). Petits commerces à proximité. Voici la présentation de l’hôtel .

Le tarif préférentiel est de 118€ avec petit-déjeuner (taxe de séjour à ajouter).

Effectuez votre réservation par téléphone au 01 48 09 96 85 ou par mail à h8538@accor.com. Une empreinte bancaire est demandée lors de la réservation, afin de protéger l’hôtel en cas de désistement tardif (frais d’annulation en cas d’annulation après 18h la veille de l’arrivée). Le règlement se fait sur place.

• IBIS Saint-Denis Stade Sud, Rue de la Cokerie – 93210 Saint-Denis la Plaine

Situé à 10 min à pied de la HAS (7 min du RER B). Restauration sur place et commerces vers l’avenue du stade de France.

Le tarif préférentiel est de 135€ avec petit-déjeuner (+4,88€ de taxe de séjour).

Effectuez votre réservation par mail à H2792@accor.com. Le règlement se fait sur place.

• Hôtel Maison Montmartre, 32, avenue de la porte de Montmartre - 75018 Paris

Pour ceux qui préfèrent être logés dans Paris.

Le tarif préférentiel est de 129€ avec petit-déjeuner + 8,13€ de taxe de séjour, soit un total de 137,13€ par nuit.

Effectuez votre réservation par téléphone au 01 83 75 51 51 ou par mail à : h7565@theoriginalshotels.com avec copie à h7565sales@theoriginalshotels.com

• EasyHotel Aubervilliers, 35 rue des Gardinoux - 93300 Aubervilliers

Un autre hôtel à proximité de la HAS (15 min en bus), accessible depuis Paris par la ligne de métro 12 (station Front Populaire).

Le tarif de base est de 70 € (+ 9,90€ petit-déjeuner et 3,25€ taxe de séjour) par nuit, mais peut varier en fonction des évènements à proximité. L’utilisation du code COR10 permet de bénéficier d’une réduction de 10%.

Effectuez votre réservation sur le site internet de l’hôtel

Contact : aubervilliers@easyhotel.com / 01 86 90 54 30

Il est possible de réserver un Air bnb, ou toute autre forme d’hébergement (mais pour être remboursé, il faudra disposer d’une facture), dans les mêmes plafonds que pour les hôtels.

4. Vos repas 

• Lorsque la réunion dure la journée complète, le repas du midi est pris sur place, au restaurant inter-entreprise situé au rez de jardin de la HAS. La HAS le prend en charge directement (à raison d’1 plat + 2 périphériques (entrée, fromage ou dessert) + 1 boisson).
• Si le temps de déplacement inclut d’autres repas (par exemple, repas la veille au soir en cas de nuitée d’hôtel), le montant forfaitaire de prise en charge est de 20€ par repas

 

5. Vos frais annexes

Les frais annexes font référence à l’ensemble des autres frais susceptibles d’être engagés, hors billets de train / avion ou hôtel.

• Le ticket de RER pour La Plaine-Stade de France est remboursable.
• Les frais de taxi ne sont en principe pas pris en charge. Ils ne peuvent l’être que dans des circonstances particulières (trajet tardif ou très tôt ou handicap - voir section 7).

 

6. Vos demandes de remboursement

• Une fois la mission achevée, les frais engagés directement par le voyageur pour la réalisation de la mission à la HAS sont remboursés par note de frais, soit de façon forfaitaire, soit dans la limite des frais réels pour la durée comprise nécessairement dans la mission.
• Les repas pris gratuitement à la HAS ne donnent pas lieu à note de frais.
• Les frais divers personnels ne sont pas pris en charge. 
• Le délai de remboursement des frais de déplacements sur présentation des justificatifs est en principe de 1 mois après le dépôt de la demande, sauf difficulté liée à une surcharge d’activité du pôle. Généralement, l’allongement des délais de traitement est lié au manque de documents dans le dossier remis. Vérifiez que vous n’avez pas été destinataire d’une demande de pièce complémentaire.
• Si les frais engagés sont substantiels et si vous avez besoin d’un remboursement accéléré, vous pouvez utiliser sur vos correspondances (envoi des frais de déplacement par courrier, envoi d’un mail d’alerte) le mot-clé « URGENT ».

Pour créer un 1^er dossier de remboursement, il faut obligatoirement envoyer par mail à l’adresse fraisdeplacement@has-sante.fr les informations suivantes :

• Nom et prénom
• Adresse personnelle
• Adresse mail
• RIB personnel en format PDF
• La commission ou l’intitulé du groupe de travail auquel vous êtes invité.

La demande de remboursement et l’envoi des justificatifs se fait de façon dématérialisée sur la plateforme « DNF ». Si vous n’y avez pas accès, l’ouverture des droits se fait sur simple demande par mail à fraisdeplacement@has-sante.fr.

Les justificatifs peuvent aussi être transmis au format papier   au pôle frais de déplacements de la HAS par courrier non affranchi  à l’adresse suivante :

Haute Autorité de santé
S.F.A.L. – Pôle Frais de déplacement
5 avenue du Stade de France
Libre réponse 85951
93219 ST DENIS LA PLAINE CEDEX

Vous devez transmettre tous les documents attestant du paiement de l’hébergement (factures) et du transport (billets de train ou d’avion), une copie de la carte grise (en cas de déplacements en véhicule) et le RIB (pour tout 1er remboursement). Il est également nécessaire de préciser quels sont les repas et déplacements en bus/métro/RER dont la prise en charge est demandée, ainsi que, le cas échéant, quels trajets en véhicule personnel ont été effectués.

7. Vous êtes en situation de handicap ?

• Si vous êtes en situation de handicap (reconnus en qualité de travailleurs handicapés et en situation de mobilité réduite), la prise en charge des frais d’hébergement est majorée à 150 € par nuitée (petit déjeuner et taxe de séjour inclus). Des frais annexes spécifiques peuvent également être pris en charge si besoin sur facture.
• Si votre handicap nécessite un accompagnement particulier pour participer aux travaux de la HAS (besoin d’un accompagnateur ou auxiliaire de vie), et si ce dernier n’est pas couvert par les prestations de la MDPH, un dispositif de prise en charge peut être mis en place. Il convient de le signaler au service chargé d’organiser les groupes de travail ou commissions auxquels vous participez. Les frais de déplacement de l’accompagnement peuvent aussi être pris en charge, dans les mêmes conditions présentées ci-dessus.
• Nous vous invitons à mentionner vos besoins spécifiques lors de votre 1^er déplacement pour la HAS. Le pôle frais déplacement vous demandera des informations complémentaires et vous proposera la solution la plus adaptée.
• Vous pouvez également demander à bénéficier des services de l’agence de voyage, pour cela consultez la section 8.

 

8.  En cas de situation particulière

• Si votre venue à la HAS est rendue complexe par votre situation, marquez vos correspondances (dans l'objet pour les courriels, sur l'enveloppe pour les courriers) du mot-clé « PRIORITAIRE ».
• Pour les représentants d’usagers, utilisez le mot-clé « USAGER ».

La HAS dispose d’un marché avec une agence de voyages, HAVAS Voyages, dont elle souhaite réserver l’utilisation à certaines situations particulières, notamment pour les représentants d’usager qui en feraient la demande. Les personnes en situation de handicap peuvent également utiliser ce service. L’agence de voyage dispose d’une plateforme dédiée aux réservations de transports et d’hébergements. Des prestations de réservation par téléphone via l’agence de voyage sont aussi possible bien que les réservations en ligne doivent être privilégiées. HAVAS permet de :

• Réserver son billet de train et d’avion
• Réserver son hôtel
• Réserver un véhicule de location (une demande d’autorisation, devra être faite, au préalable, auprès du service métiers).

Le portail est accessible en se connectant à https://accounts.hv-travelsolutions.com/ ou en cas de difficulté au 02.98.44.22.39 ou à l’adresse mail brest.guipavas@havasvoyages.fr.

Le voyageur effectue une demande de devis via la plateforme de réservation HAVAS. Cette demande sera ensuite validée par les agents du pôle frais de déplacements de la HAS.

La création d'un profil sur HAVAS est nécessaire avant de pouvoir se connecter à la plateforme et y demander une réservation. Pour demander la création de votre profil, envoyez à fraisdeplacement@has-sante.fr les informations suivantes :

• Nom et prénom
• Adresse personnelle
• Adresse mail de connexion au portail
• Date de naissance
• RIB personnel en format PDF
• Raison justifiant l'utilisation des services d’agence de voyage.

• Les avances sont possibles, à raison d’une seule avance par déplacement, pour les frais d’hôtel et/ou de transport en train ou avion, lorsque les frais engagés sont substantiels (plusieurs nuitées d’hôtel, trajet avion outre-mer). Cela peut aussi intervenir pour des frais plus limités (trajet en train, une seule nuitée d’hôtel).
• L’avance porte sur 75% du montant des frais prévisionnels d’hébergement et/ou de train/avion. Adressez une demande par mail à fraisdeplacement@has-sante.fr, avec le mot-clé « AVANCE » dans l’objet du mail, en joignant le devis de réservation d’hôtel et/ou le billet de transport (ou le devis d’option).
• L’avance est pertinente si elle intervient un ou deux mois avant le déplacement. Les demandes arrivant moins de deux semaines avant le déplacement ne sont pas prises en compte : il est préconisé alors de déposer sa demande de remboursement dès le lendemain du déplacement en signalant une demande de remboursement rapide pour frais élevés.