Poste à pourvoir : Secrétaire de direction auprès de la Direction générale (H/F)
Emploi :
Secrétaire de direction
Filière :
Appui au management et au pilotage
Emploi repère : Secrétaire de direction
Catégorie d’emploi : Catégorie 3
Type de contrat : Contrat à durée indéterminée / Poste susceptible d’être vacant à partir d’avril 2024

Localisation :
Saint-Denis (93), au pied du RER B La Plaine-Stade de France
Rémunération : Selon expérience et niveau de diplôme, par référence aux grilles indiciaires des agences sanitaires en application du décret n°2003-224 du 07 mars 2003 ou selon statut particulier si fonctionnaire (détachement)

 
La Haute Autorité de santé : présentation

Autorité publique indépendante à caractère scientifique, la Haute Autorité de santé (HAS) vise à développer la qualité dans les champs sanitaire, social et médico-social, au bénéfice des personnes.

Elle travaille au côté des pouvoirs publics dont elle éclaire la décision, avec les professionnels de santé pour optimiser leurs pratiques et organisations, et au bénéfice des usagers dont elle renforce la capacité à faire des choix.

Elle exerce trois missions principales :

  • évaluer les médicaments, dispositifs et actes en vue de leur remboursement ;
  • recommander les bonnes pratiques professionnelles, élaborer des recommandations vaccinales et de santé publique ;
  • mesurer et améliorer la qualité dans les hôpitaux, cliniques, en médecine de ville et dans les structures sociales et médico-sociales.


La HAS exerce son activité dans le respect de trois valeurs : la rigueur scientifique, l'indépendance et la transparence.

Créée par la loi du 13 août 2004 relative à l’Assurance maladie, elle est organisée autour :

  • d’un Collège de huit membres dont une présidente ;
  • de commissions spécialisées présidées par des membres du Collège ;
  • de services réparties en cinq directions opérationnelles.
 

Description du poste à pourvoir

Direction et service d'affectation :

Direction génarale (DG)

En son sein, le pôle de soutien et d’appui aux instances de gouvernance a deux fonctions principales :

  • Une fonction de soutien aux membres du collège dans leur organisation quotidienne ;
  • Une fonction d’appui à l’instance « collège » dans l’organisation de ses réunions.


Missions générales du poste à pourvoir 

Rattaché(e) au cabinet de la gouvernance de la HAS, vous êtes sous la responsabilité du responsable du pôle de soutien et d’appui aux instances de gouvernance (PSAIG).

Vous assistez les membres du collège et organisez leur secrétariat en toute autonomie.

Vous assurez également un véritable rôle d’interface interne et externe avec les partenaires institutionnels et les professionnels de santé induisant de fortes exigences comportementales, la prise de recul et le renvoi d’une bonne image de l’institution tout en respectant le principe de la confidentialité.

Vous êtes force de propositions et d’actions sur l’organisation et la mise en place d’outils adaptés à la gestion du secrétariat des membres du collège.

En ce sens, votre rôle, au sein de l’institution, est stratégique.

Vous serez en charge, plus particulièrement de :

  • Assurer la gestion et le suivi des mails des membres du collège
  • Assurer une veille permanente de leurs besoins en coordination avec les services dédiés (logistique et informatique)
  • Gérer, diffuser et assurer le suivi du courrier Arrivée/Départ,
  • Rédiger les courriers, mails ou notes à partir des consignes,
  • Assurer le suivi de la signature électronique des membres du collège avec leur accord sur les courriers et les décisions
  • Gérer l’agenda et organiser le planning en coordonnant les séances de collège, les commissions, les bureaux, les réunions de travail internes et les rendez-vous externes,
  • Assurer la gestion des appels téléphoniques (réception, , transmission des appels, prise de messages et de rendez-vous)
  • Assurer et gérer leur présence et absence pour les réunions du collège et mettre à jour le tableau de présence
  • Collaborer avec les assistantes des commissions et donner les bonnes informations et les documents aux membres du collège en amont des séances
  • Réaliser les présentations PowerPoint à partir des consignes pour les interventions externes
  • Assurer la gestion hebdomadaire des déplacements et la réservation des hôtels pour les membres du collège
  • Mettre en forme des documents (discours, supports de présentation, …),
  • Préparer et organiser les déplacements et inscription pour les interventions externes, et actualiser un tableau des interventions extérieures
  • Gérer et suivre les dossiers spécifiques et/ou sensibles, notamment confidentiels (lettres de recommandation, attestations et courriers personnels)
  • Constituer un fond de dossier sur demande sur un sujet donné avec des informations à jour pour les réunions internes et/ou externes) Imprimer des rapports et des documents sur demande
  • Assurer le suivi administratif des dossiers (établir les bons de commande et gérer les demandes de frais de remboursement et frais de réception),
  • Assurer le suivi de la gestion des taxis G7 (réservation des taxis, création et résiliation des contrats, collecter les factures et les transmettre au service financier)
  • Organiser, alimenter le partage et le classement de dossiers et documents électroniques, et assurer l’archivage électronique.

 

Profil recherché

Formation

Titulaire d’un bac / bac +2 en gestion administrative, assistanat de manager ou de direction.

Expérience

Une expérience de 3 (minimum) à 5 ans dans un domaine similaire ou connexe.

Compétences relationnelles

Solides compétences en gestion administrative et secrétariat de direction,

Maîtrise parfaite des outils bureautiques (pack office, word, excel, powerpoint, internet),

Excellent relationnel,

Rigueur, discrétion, diplomatie, confidentialité

Sens de l’organisation, des priorités et reporting approprié.

La connaissance de l’environnement institutionnel et professionnel de la HAS et/ou du secteur social et médico-social est un plus.

 

Pour postuler

Date limite des candidatures : 9 février 2024

Candidatures (CV, lettre de motivation) à adresser à l'attention de l'équipe recrutement, à l’adresse suivante  :

has-11180@candidatus.com