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Experts : facilitez votre venue à la Haute Autorité de santé

Foire aux questions
Article HAS - Mis en ligne le 07 oct. 2021

Préparer mon déplacement

La Haute Autorité de santé (HAS) dispose-t-elle d’une agence de voyage ?

Réponse : A l’issue de la passation d’un marché public, la société HAVAS VOYAGES a été retenue pour la mise en place d’une plateforme dédiée aux réservations de transports et d’hébergements, qui sera active à minima jusqu’en janvier 2022. Les réservations en lignes doivent être privilégiées, mais vous avez également la possibilité de contacter l’agence par courriel ou par téléphone pour obtenir un devis.

HAVAS permet de :

  • Réserver ses billets de train et/ou d’avion ;
  • Réserver son hôtel ;
  • Réserver un véhicule de location (une demande d’autorisation, devra être faite au préalable, auprès du service métiers).

Les équipes de la HAS ne travaillant pas le week-end, les voyageurs sont invités à vérifier que la date de validité des devis n’expire pas pendant le week-end, notamment quand la réservation est faîte le vendredi après-midi. Le cas échéant, les réservations devront être faites à nouveau par les voyageurs.

 
Comment accéder à cette plateforme ?

Cette plateforme est accessible en se connectant à l’adresse suivante : HAVAS VOYAGES - Travel Solutions. En cas de difficultés, vous pouvez contacter l’agence HAVAS par téléphone au 02.98.44.22.39 ou par courriel à l’adresse suivante : brest.guipavas@havasvoyages.fr.

 
Dois-je réserver mes billets par moi-même ?

Oui. Le voyageur effectue sa réservation via la plateforme de réservation HAVAS. Cette demande sera ensuite validée par les agents du pôle frais de déplacements de la HAS.

Attention, pour pouvoir effectuer sa réservation, le voyageur doit absolument avoir reçu sa convocation ou son ordre de mission de la HAS.

 
Dans quelles circonstances dois-je demander la création de mon profil sur HAVAS ?

Toute personne qui se déplace pour le compte de la HAS doit demander la création de son profil sur la plateforme HAVAS auprès du pôle frais de déplacements de la HAS, sauf si vous n’êtes amené à réserver ni billets de train/avion, ni hébergement, ni à louer de véhicule.

 
A qui et comment demander la création de mon profil sur HAVAS ?

Pour demander la création de votre profil, vous devez obligatoirement envoyer un courriel à l’adresse fraisdeplacement@has-sante.fr avec les données suivantes :

  • Nom et prénom ;
  • Adresse personnelle ;
  • Adresse mail de connexion à la plateforme ;
  • Date de naissance ;
  • RIB personnel en format PDF.

Une fois votre profil crée, le pôle frais de déplacements de la HAS vous enverra un courriel :

  • Vous donnant l’accès à la plateforme de réservation HAVAS,
  • Vous demandant de compléter votre profil voyageur (numéro de portable, carte de réduction ou de fidélité, préférence de siège…)

 
Y a-t-il un dispositif qui prévoit les déplacements des experts en situation de handicap ?

Oui. Pour en bénéficier, il faut se signaler auprès du pôle des frais de déplacements de la HAS. Les voyageurs en situation de handicap ont, par exemple, la possibilité de réserver des hôtels adaptés ou de bénéficier de transports en taxi pour certains trajets.  

 
Comment signaler une situation nécessitant une prise en charge particulière ?

Si vous avez des besoins spécifiques en matière de transport ou d’hébergement en lien avec votre situation personnelle (état de santé, situation de handicap, etc.), nous vous invitons à nous le mentionner lors de la création de votre profil.

 
Les déplacements des accompagnateurs des personnes en situation de handicap sont-ils pris en charge ?

Les trajets des accompagnateurs sont également pris en charge par la HAS. Pour se faire, le nom des accompagnateurs doit être mentionné sur les convocations et ces derniers doivent apposer leur signature sur les listes de présence. Enfin, les accompagnateurs devront fournir leur RIB personnel pour être remboursés directement de leurs frais annexes (repas, parking, rer, etc…). 

 


Mon trajet

Dans quelles situations les déplacements des experts sont pris en charge ?

La HAS s’engage à rembourse

  • Les frais de déplacements quel que soit le mode de transport (avion, train, etc.)
  • Les indemnités kilométriques pour utilisation du véhicule personnel¹
  • Les frais relatifs au parcours entre le domicile de l’expert et la gare ou l’aéroport de départ
  • Les frais de parking
  • Les frais de péages
  • Les frais relatifs à l’usage des transports en commun (RER, Bus, Métro)
  • Les frais de taxi, en cas d’absence de transport en commun, et en région parisienne uniquement avant 07h et après 20h ou en cas de grève (sauf pour les personnes ayant signalé un état de santé ou une situation de handicap rendant l’usage du taxi nécessaire en dehors de ces plages horaires).

En dehors des réservations effectuées sur la plateforme HAVAS, les frais font l’objet d’un remboursement après la mission (cf. Point 4 Mes remboursements annexes).


¹ L’utilisation de son véhicule personnel requiert une autorisation préalable de déplacement pour les trajets autres que domicile-gare ou aéroport le plus proche : sans cette autorisation ni les frais kilométriques ni les péages et /ou les frais de parking, ne seront pas remboursés.

 
Le remboursement du carburant est-il possible ?

Il y a deux possibilités :

  • Dans le cadre de la location d’un véhicule (après obtention d’un accord expresse et préalable de la HAS), le remboursement du carburant est possible. Il est rappelé que le plein du véhicule doit être effectué avant la restitution du véhicule auprès de l’agence de location.
  • Lors de l’utilisation de son véhicule personnel, les frais de carburant ne sont pas remboursés, mais une indemnité kilométrique est versée en tenant compte de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus pour la mission, sur la base des éléments mentionnés sur la carte grise.

 
Puis-je voyager sur une période plus étendue que celle de mes dates de mission ?

Oui, il est possible de voyager sur une période plus étendue à condition d’avoir, au préalable, envoyé une décharge de responsabilité au pôle frais de déplacements de la HAS à l’adresse suivante : fraisdeplacement[at]has-sante.fr

Seuls les frais occasionnés pendant la période de mission seront pris en charge.

 
Puis-je voyager en première classe ?

En principe, les voyageurs se déplacent en seconde classe.

Pour les voyages en train, les voyages en 1ère classe sont possibles à condition de posséder une carte de réduction (carte liberté, carte sénior …) et de l’utiliser lors de la réservation des billets.

La procédure est la suivante :

  • Les voyageurs achètent leur carte de réduction ;
  • Ils doivent saisir les informations relatives à leur carte dans leur profil sur la plateforme HAVAS ;
  • Une fois la saisie réalisée, ils en informent le pôle frais de déplacements de la HAS par courriel à fraisdeplacement[at]has-sante.fr ;
  • Le paramétrage donnant accès aux billets en 1ère classe sur la plateforme HAVAS est réalisé par le pôle frais de déplacements de la HAS ;
  • Les voyageurs sont informés par courriel que le paramétrage a bien été réalisé ;
  • L’achat du billet mentionnant la carte de réduction devient possible en 1ère classe sur la plateforme HAVAS.

Pour les détenteurs d’une carte famille nombreuse, il n’est pas possible de passer par la plateforme Havas pour réserver ses billets, la SNCF n’autorisant pas l’utilisation de cette carte pour des voyages professionnels. Dans ce cas, les voyageurs doivent acheter eux-mêmes les billets de train et demander leur remboursement à l’issue de la mission (cf. point 4 Mes remboursements annexes).

 
L’achat de la carte de réduction est-il remboursé par la HAS ?

Oui, une fois le montant de la carte amortie, le voyageur en fait parvenir une copie, avec les derniers frais annexes de la mission.

 
La carte de fidélité peut-elle être utilisée sur la plateforme HAVAS ?

Oui, le voyageur peut enregistrer la carte de fidélité sur son profil.

S’il possède une carte fidélité Grand Voyageur de la SNCF, en plus de sa carte de réduction, le voyageur doit, pour bénéficier des points, impérativement contacter le service Grand Voyageur de la SNCF pour les informer qu'il est en possession d'une carte commerciale. Les deux cartes sont alors liées entre elles et le voyageur peut bénéficier et accumuler des points lors des voyages réalisés.

Le porteur de la carte doit pour se faire :

  • Soit contacter le service Grand Voyageur de la SNCF au 0 808 808 330 pour les informer qu'il est en possession d'une carte commerciale, et leur communiquer le numéro. Les deux cartes seront alors associées,
  • Soit indiquer le numéro de sa carte commerciale dans son profil en ligne en se connectant sur son compte SNCF CONNECT.

La réglementation RGPD applicable à la SNCF n'autorise pas les agences comme HAVAS à faire ce type de modification pour le compte de leurs clients.

 
Peut-on enregistrer une carte « retraité de la SNCF » sur la plateforme HAVAS ?

Non, cela n’est pas possible. La SNCF ne permet pas des réservations avec cette carte en dehors de son portail Oui SNCF ou de ses guichets en gare. Les titulaires de ce type de carte doivent par conséquent acheter eux-mêmes leurs billets de train et se faire rembourser par la HAS à l’issue de leur mission sur présentation des justificatifs originaux (cf. point 4 Mes remboursements annexes).

 
Est-il possible pour le voyageur d’indiquer ses préférences (par exemple, voyager dans le sens de la marche, duo ou carré, etc.) ?

Oui, il est possible pour les voyageurs d’indiquer leurs préférences au sein de leur profil sur la plateforme HAVAS.

 
Les voyageurs peuvent-ils modifier leur réservation le jour même de leur voyage ?

Les voyageurs sans carte de réduction pouvaient auparavant modifier leurs billets par téléphone lorsqu’ils les achetaient eux-même, mais ce n’est plus possible aujourd’hui.

Si le voyageur veut effectuer son trajet plus tôt que prévu, il doit se rendre au guichet en gare pour effectuer la modification. Si la réunion se termine plus tard que prévu initialement, le billet ne peut être utilisé sauf exceptions mentionnées ci-dessous.

Exceptions : pour les billets achetés au tarif Pro et/ou au tarif Carte Liberté, ils sont échangeables et modifiables sans pénalités jusqu’à 30 minutes avant le départ du train. Pendant cette durée (de -30 à +30 minutes du départ), les billets sont remboursables et échangeables uniquement pour un trajet effectué le jour même.

Ils sont modifiables soit via l’application TGV PRO soit par téléphone au 0 892 353 501 ou au 3635.

 


Réserver mon hôtel

Quel est le montant de prise en charge pour mon hôtel ?

Le montant varie selon les situations suivantes :

  1.  Pour les hébergements situés en Région parisienne et dans les villes de plus de 200 000 habitants (Lyon, Marseille, Nice, Toulouse, Bordeaux, Montpellier, Rennes, Nantes, Lille et Strasbourg), la prise en charge maximum est de 120 € / nuit (petit déjeuner et taxe de séjour compris) dans la limite des frais réels.
  2.  Pour tous les autres cas de figures, la prise en charge maximum est de 90 € / nuit (petit déjeuner et taxe de séjour compris) dans la limite des frais réels.
  3.  Pour les hébergements situés en Martinique, Guadeloupe, Guyane, La Réunion, Mayotte, St Barthélémy, St Pierre & Miquelon, St Martin, Nouvelle-Calédonie, Iles Wallis & Futuna et la Polynésie Française, la prise en charge maximum est de 120 € / nuit (petit déjeuner et taxe de séjour compris) dans la limite des frais réels.

 
Comment m’assurer que les hôtels proposés respectent les montants de prise en charge ?

Les hôtels proposés sur la plateforme HAVAS sont configurés avec les montants maximums de prise en charge. En cas d’indisponibilité aux dates souhaitées, une dérogation peut être accordée.

 
La HAS a-t-elle un partenariat avec un hôtel en région parisienne ?

La Maison Montmartre est un hôtel situé non loin de la HAS (Environ 30 minutes en transport en commun). C’est une structure partenaire moderne, complètement rénovée et adaptée pour les personnes à mobilité réduite.

 
Pourquoi mon petit déjeuner n’est pas inclus dans la prestation ?

Il peut arriver que l’hôtelier ne souhaite pas que le petit déjeuner soit inclus dans la prestation. Cette information sera indiquée sur le voucher transmis lors de la réservation. Dans ce cas, le petit déjeuner sera remboursé au voyageur a posteriori sur présentation de la facture et dans la limite du montant de prise en charge.

Attention le montant du remboursement HAS ne pourra pas dépasser le forfait de prise en charge maximum selon la ville où se déroule la mission (exemple pour Paris, si la somme totale du prix de la nuitée et des taxes de séjour est de 110 Euros, le remboursement du petit-déjeuner se fera, sur présentation de la facture originale, aux frais réels à hauteur de 10 Euros maximum).

 
Quel document dois-je présenter lors de mon arrivée à l’hôtel ?

Les voyageurs doivent présenter à leur arrivée à l’hôtel le voucher. Ce document indique l’ensemble des éléments déjà payé par la HAS (chambre, petit-déjeuner et taxe de séjour).

En cas de difficulté avec l’hôtelier à l’arrivée ou pendant votre séjour, les voyageurs sont invités à s’adresser directement à l’agence HAVAS par téléphone au 02.98.44.22.39 ou par courriel à l’adresse suivante : brest.guipavas@havasvoyages.fr

 
Est-il normal que la taxe de séjour soit à ma charge ?

Il peut être demandé un règlement de la taxe de séjour directement par le voyageur au moment de son arrivée ou de son départ de l’hôtel. Cette information sera précisée sur le voucher. La taxe sera remboursée au voyageur a posteriori, sur présentation de la facture de l’hôtel et dans la limite du montant de prise en charge.

 
Puis-je réserver un Airbnb ?

Oui, il est possible de réserver un Airbnb en dehors de la plateforme HAVAS. La réservation sera remboursée au voyageur a posteriori sur présentation de la facture et dans la limite du montant de prise en charge.

 


Mes remboursements annexes

Qu’est-ce qu’on appelle « frais annexes » ?

Les frais annexes font référence à l’ensemble des frais qui n’ont pas été pris en charge par la HAS avant la mission, comme les frais de repas, de taxis, les navettes, etc.

 
Que dois-je faire pour bénéficier du remboursement d’un trajet ?

Je dois remplir le formulaire de remboursement et joindre les originaux des justificatifs correspondant au type de trajets effectués.

 
A qui transmettre mes justificatifs ?

L’ensemble des justificatifs doit être transmis au pôle frais de déplacements de la HAS par courrier à l’adresse suivante :

Haute Autorité de santé
S.A.B.F. – Pôle Frais de déplacement
5 avenue de Stade de France
Libre réponse 85951
93219 ST DENIS LA PLAINE CEDEX

Une procédure d’envoi des frais par voie dématérialisée est en cours de mise en place. Elle permettra le dépôt des frais sur une plateforme en fournissant des scans ou des photos des justificatifs demandés.

 
Pour les remboursements, quels sont les justificatifs attendus ?

Tous les documents attestant du paiement de l’hébergement et du transport (factures originales) si la réservation n’a pas été effectuée sur la plateforme HAVAS, une copie de la carte grise (en cas de déplacements en véhicule) et le RIB personnel pour la 1ère demande de remboursement.

 
Les taxis sont-ils automatiquement pris en charge ?

Les frais de taxi, lors d’absence de transport en commun, et en région parisienne, seront pris en charge, uniquement pour des trajets effectués avant 07h et après 20h ou en cas de grève (sauf pour les personnes ayant signalé un état de santé ou une situation de handicap rendant l’usage du taxi nécessaire en dehors de ces plages horaires).

 
Des avances sur frais sont-elles possibles ?

Hormis certains cas très spécifiques, aucune avance sur frais n’est réalisée par la HAS.

 
Pourquoi je n’ai pas encore perçu mon remboursement ?

Le délai de remboursement des frais de déplacements est de maximum 30 jours sauf cas exceptionnel lié à une suractivité du pôle.

Généralement, l’allongement des délais de traitement est lié à l’absence de certains  documents dans le dossier remis par le voyageur (justificatifs, factures, autorisation de véhicule, décharge de responsabilité, courrier explicatif d’une situation particulière…).

 

 

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