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Mettre en œuvre l'évaluation des ESSMS

Article HAS - Mis en ligne le 10 mars 2022 - Mis à jour le 13 mai 2022

Le référentiel et le manuel ont été publiés le 10 mars 2022 pour permettre aux ESSMS de s’approprier les nouvelles exigences du dispositif. La procédure d'évaluation a été publiée par la HAS le 13 mai 2022 pour permettre son déploiement.

Le rythme et le calendrier des évaluations

Le décret du 26 avril 2022 modifiant le décret du 12 novembre 2021 relatif au rythme des évaluations de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux fixe le rythme des évaluations à une évaluation tous les 5 ans. La programmation pluriannuelle de ces évaluations est arrêtée par l’(les) autorité(s) ayant délivré l’autorisation. 

Le calendrier des évaluations est fixé par arrêté des autorités de tarification et de contrôle selon le déroulé suivant :

1er oct. 2022 : Arrêtés de programmation pluriannuel - 01/07/2023 – 31/12/2027 Du 01 janv. 2023 au 30 juin 2023 : Transmission des évaluations ESSMS autorisés entre 01/01/2008 et 31/12/2009 Du 1er juillet 2023 au 31 déc. 2027 : Mise en œuvre de la programmation pluriannuelle

À noter la situation particulière des ESSMS autorisés entre le 1er janvier 2008 et le 31 décembre 2009, qui entreront les premiers dans la démarche d’évaluation.

Pour tous les autres, les arrêtés de programmation détermineront les dates auxquelles chaque structure devra rendre son rapport d’évaluation.

 

Le référentiel

Le référentiel répertorie les exigences à satisfaire par l’ESSMS et les éléments nécessaires à leur évaluation.

  • Les ESSMS sont encouragés à s’en servir comme outil de pilotage de leur démarche d’amélioration continue de la qualité et s’appuyer dessus pour réaliser leurs auto-évaluations de manière autonome.
  • Les organismes autorisés à réaliser des évaluations en ESSMS l’utiliseront pour la conduite de la visite d’évaluation.

Ce référentiel s’impose à tous les établissements et services sociaux et médico-sociaux mentionnés à l'article L. 312-1 du Code de l’action sociale et des familles (CASF), sauf dérogation établie par ce même code. Il s’appuie sur des méthodes identiques pour toutes les structures, avec un cadre lisible et partagé qui vise à permettre la définition de plans d’amélioration de la qualité et à la priorisation des actions.

La structuration du référentiel d’évaluation, en 3 chapitres, 9 thématiques, 42 objectifs et 157 critères, vise à permettre l’analyse croisée du recueil de l’expérience de la personne accompagnée, de l’évaluation des pratiques mises en œuvre par les professionnels et de la dynamique impulsée par la gouvernance de l’ESSMS.


Les champs d’application

Le référentiel s’applique à tous les ESSMS tout en tenant compte des spécificités de chacun. Ainsi, les champs d’application associés aux différents critères sont définis à partir de trois types d’éléments :

  • le secteur d’intervention : tous ESSMS / Social (sans financement assurance maladie) / Médico-social (avec financement assurance maladie) ;
  • le type de structure : toutes Structures / Établissement (avec hébergement) / Service (sans hébergement) ;
  • le type de public : tous publics / personne âgée / personne en situation de handicap adulte / personne en situation de handicap enfant / personne en difficultés spécifiques / accueil hébergement insertion / protection de l’enfance / protection judiciaire de la jeunesse.

Les champs d’application sont associés à la catégorie Finess de l’ESSMS.


Le manuel

Le manuel détaille les exigences associées aux 157 critères et les éléments pour la mise en œuvre du référentiel 

Chaque fiche critère précise :

  • le champ d’application ;
  • le niveau d’exigence ;
  • les éléments d’évaluation (entretiens / consultation documentaire / observations) ;
  • les référencements.

Les fiches pratiques décrivent les modalités de mise en œuvre : les trois méthodes, le système de cotation, l’organisation de la visite, le guide d’entretien avec les membres du CVS, etc.


Les méthodes d’évaluation

Chacun des chapitres du référentiel est directement associé à une méthode d’évaluation :

  • l’accompagné traceur (chapitre 1) ;
  • le traceur ciblé (chapitre 2) ;
  • l’audit système (chapitre 3). 


Accompagné traceur

La méthode de l’accompagné traceur est centrée sur l’analyse de l’accompagnement d’une personne accompagnée par la structure évaluée. Elle permet, à partir du croisement de l’expérience de la personne et des professionnels qui l’accompagnent, d’apprécier la qualité des pratiques au quotidien. Elle sera utilisée pour évaluer tous les critères du chapitre 1. Consultez l'infographie sur la "méthode de l'accompagné traceur".

Traceur ciblé

La méthode du traceur ciblé est centrée sur l’entretien avec les professionnels pour évaluer la mise en œuvre d’un processus sur le terrain, ainsi que sa maîtrise. L’évaluation part du terrain pour remonter vers le processus. Elle sera utilisée pour évaluer tous les critères du chapitre 2. Consultez l'infographie sur la "méthode du traceur cible"

Audit système

La méthode de l’audit système permet d’évaluer l’organisation de l’ESSMS pour s’assurer de la maîtrise des processus mis en œuvre et de sa capacité à atteindre les objectifs, grâce à un regard croisé de la gouvernance de l’ESSMS et des professionnels de terrain. Elle sera utilisée pour évaluer tous les critères du chapitre 3. Consultez l'infographie sur la méthode audit système.

Chacun des critères du chapitre considéré est évalué au travers de la méthode d’évaluation retenue, grâce à différents moyens à déployer :

  • les entretiens (personnes accompagnées, professionnels, gouvernance, CVS) ;
  • la revue documentaire ;
  • l’observation.

Imageméthodechapitre 


Le système de cotation

Chaque fiche critère répertorie les éléments d’évaluation qui sont cotés selon les possibilités suivantes : 

1.
2.
3.
4.
*
NC
RI

Le niveau attendu n'est pas du tout satisfaisant
Le niveau attendu n'est plutôt pas satisfaisant
Le niveau attendu est plutôt satisfaisant
Le niveau attendu est tout à fait satisfaisant
Le niveau atteint est optimisé
L’ESSMS est non concerné par l’(les) élément(s) d’évaluation d’un critère
La personne accompagnée donne une réponse inadaptée à l’intervenant (Chapitre 1)

La procédure d’évaluation

La procédure d’évaluation concerne les ESSMS mentionnés à l'article L. 312-1 du CASF, sauf dérogation établie par ce même Code.

L’évaluation porte sur le périmètre de l’autorisation délivrée par l’(les) autorité(s) d’autorisation et de contrôle.

L’évaluation est réalisée par un organisme accrédité à partir du référentiel et du manuel d’évaluation publiés par la HAS et grâce à la plateforme Synaé.

 

L’évaluation des ESSMS en 6 étapes

evaluation des ESSMS en 6 etapes 

Le rapport d’évaluation

 Le rapport d’évaluation est composé de 6 grands éléments, à savoir :

  • la présentation de l’ESSMS évalué ;
  • la cotation des différents critères et objectifs du référentiel ;
  • un focus sur les critères impératifs ;
  • une synthèse par chapitre des différentes thématiques du référentiel d’évaluation ;
  • le niveau global atteint par l’ESSMS ;
  • les observations émises par l’ESSMS.

Il sera remis par l’organisme à l’ESSMS à l’issue de la visite d’évaluation (cf Fiche pratique 9 ).

 

La transmission et la diffusion

La transmission par l’ESSMS du rapport d’évaluation est prévue par l’article D. 312-200 du CASF.

L’ESSMS doit ainsi le transmettre :

  • comme auparavant, à (aux) autorité(s) de tarification et de contrôle ;
  • mais également à la HAS.

L’ESSMS doit également assurer la plus large diffusion en interne du rapport d’évaluation.
Il doit notamment le porter à la connaissance de l’instance délibérante, de l’instance de représentation des personnels et du conseil de la vie sociale le cas échéant.

Aussi, les résultats de l’évaluation feront l’objet d’une diffusion publique grâce à une publication, dont les modalités doivent encore être fixées par Décret.

 

Les suites de l’évaluation

Après la visite d’évaluation, l’ESSMS va pouvoir enrichir et prioriser les actions d’amélioration à mettre en œuvre dans la structure.

L’article D312-203 du CASF prévoit que l’ESSMS fasse mention, dans son rapport d’activité annuel adressé à (aux) autorité(s) de tarification et de contrôle, des actions engagées dans le cadre de sa démarche d’amélioration continue de la qualité.

Dans le rapport d’activité annuel de la structure, il sera donc possible : 

  • de présenter un suivi du plan d’actions issu des résultats de l’évaluation ;
  • ​de valoriser les actions engagées en faveur de l'amélioration continue de la qualité.

 

Le système d'information

Le système d’information Synaé, est disponible dès à présent pour les ESSMS.

La plateforme Synaé permet aux ESSMS :

  • de réaliser des auto-évaluations en reprenant l’ensemble des critères du référentiel qui leur sont applicables ;
  • d’extraire les résultats de l’auto-évaluation pour alimenter leur plan d’actions d’amélioration de la qualité.

Pour faciliter l’utilisation de Synaé, un guide utilisateur est mis à votre disposition. Nous vous invitons à le consulter lors de votre première connexion.

Point d'attention : lorsque vous allez cliquer sur le bouton "créer mon compte" ci-dessous, vous serez automatiquement dirigé vers "mon portail HAS".  Après création de vos droits, vous aurez accès à partir de ce portail à Synaé. 

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Prochainement, Synaé sera également accessible aux Organismes souhaitant figurer sur la liste des organismes autorisés à réaliser des évaluations.

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