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Référentiel et Manuel d'évaluation
Les champs d'application des critères
Le référentiel d’évaluation est composé de 157 critères, dont 129 sont génériques et 28 spécifiques.
Le champ d’application des critères est mentionné sur chaque fiche critère dans le manuel d’évaluation.
Lorsque vous allez créer votre auto-évaluation ou votre évaluation dans la plateforme Synaé, les grilles d’évaluation sont automatiquement générées à partir de la catégorie FINESS de votre structure.
Seuls les critères applicables à votre ESSMS seront alors visibles.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la fiche pratique n° 2 du manuel d’évaluation.
À partir de la catégorie FINESS de votre structure, les grilles d’évaluation sont automatiquement générées et comprennent les critères applicables à votre structure.
Lors de l’évaluation de chacun des critères de la grille, il peut arriver qu’un élément d’évaluation ne soit pas évaluable dans la structure considérée. Il est alors possible de coter « non concerné ». Ce choix devra être justifié lors du remplissage de la grille.
Point d’attention : il n’est pas possible d’associer la cotation « non concerné » à un critère impératif.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la fiche pratique n° 7 du manuel d’évaluation.
Références
Le manuel d’évaluation présente en détail chaque critère du référentiel.
Chaque fiche critère vise un certain nombre de références, présentées en 3 catégories :
- les références HAS, guides ou RBPP ;
- les références législatives ou règlementaires ;
- les autres références (chartes, etc.).
La liste des références n’est pas exhaustive.
Elles visent à éclairer le critère et à guider le travail des professionnels.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la fiche de lecture d’une fiche critère, page 4 du manuel d’évaluation.
Les méthodes d'évaluation
Le référentiel d’évaluation est structuré en 3 chapitres.
À chacun des chapitres du référentiel est associée une méthode d’évaluation :
- La méthode de l’accompagné traceur pour le chapitre 1.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la fiche pratique n° 3 du manuel d’évaluation. - La méthode du traceur ciblé pour le chapitre 2.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la fiche pratique n° 4 du manuel d’évaluation. - La méthode de l’audit système pour le chapitre 3.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la fiche pratique n° 5 du manuel d’évaluation.
Chacune des 3 méthodes d’évaluation se traduit par différents moyens d’évaluation que sont :
- les entretiens,
- les observations,
- la consultation documentaire.
Pour les ESSMS soumis à l’obligation de création d’un conseil de la vie sociale, un entretien est à réaliser avec ses membres.
Cet entretien doit permettre d’investiguer 10 critères pré-identifiés au sein des chapitres 1 et 3 du référentiel.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la fiche pratique n° 6 du manuel d’évaluation.
Le nombre « d’accompagnés traceurs » est à adapter à la taille de la structure. Il est attendu un minimum de 3 accompagnés traceurs pour chaque évaluation réalisée.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la fiche pratique n° 3 du manuel d’évaluation.
Les personnes accueillies dans un ESSMS ont des profils et des parcours diversifiés (âge, sexe, situation personnelle, durée d’accompagnement, mode d’entrée, etc.).
Il est important que les différents « accompagnés traceurs » conduits lors d’une évaluation permettent d’appréhender les différentes modalités d’accompagnement proposées au sein de la structure et la diversité des publics accueillis par l’ESSMS.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la fiche pratique n° 3 du manuel d’évaluation.
La cotation
Chaque élément d’évaluation d’un critère doit être coté.
Cinq niveaux de cotation sont possibles, 1 étant le niveau le plus faible et * le plus élevé.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la fiche pratique n° 7 du manuel d’évaluation.
Lorsque, au cours de la visite d’évaluation, les intervenants de l’organisme cotent un ou plusieurs critères impératifs à 1, 2 ou 3, ils ont l’obligation de compléter un formulaire « critère impératif » pour chacun de ces critères. Ce formulaire est généré automatiquement dans la plateforme Synaé.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la fiche pratique n° 8 du manuel d’évaluation.
Procédure d'évaluation
Auto-évaluation
L’auto-évaluation n’est pas obligatoire. Toutefois, l’ESSMS est encouragé à réaliser une auto-évaluation pour alimenter la dynamique d’amélioration continue de la qualité.
Elle permet également à la structure de se familiariser avec la nouvelle démarche d’évaluation, de permettre aux professionnels de s’approprier les exigences du référentiel et de mettre à jour le plan d’action qualité.
L’auto-évaluation peut être réalisée directement dans a plateforme Synaé.
Les mêmes grilles d’évaluation que celles utilisées lors de la visite d’évaluation vont être générées à partir de la catégorie FINESS de la structure.
La visite d'évaluation
Il ne peut y avoir de visite d’évaluation surprise. Cette visite est planifiée par l’ESSMS avec l’organisme et respecte la programmation fixée par l’autorité de tarification et de contrôle.
Il est important de ne pas confondre visite d’évaluation et visite d’inspection-contrôle.
Les organismes accrédités
Choix des organismes accrédités
La liste des organismes pouvant évaluer votre structure est disponible sur :
- le site de la HAS,
- la plateforme Synaé.
La liste sera mise à jour quotidiennement sur le site de la HAS et sur la plateforme Synaé.
La plateforme Synaé
Extraction des données
Le référentiel d’évaluation est téléchargeable au format PDF sur le site de la HAS.
La plateforme Synaé (système d’information pour l’évaluation des ESSMS) va générer pour chaque ESSMS, à partir de sa catégorie FINESS, les grilles d’évaluation qui le concernent, en lien avec les champs d’application des critères.
Au terme de son auto-évaluation, l’ESSMS pourra extraire une synthèse au format Excel pour lui permettre d’exploiter les résultats en articulation avec les autres outils qu’il a déjà pu déployer dans sa structure.
