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Poste à pourvoir : Secrétaire de direction (H/F)
Emploi : Secrétaire de direction
Filière : Appui au management et au pilotage
Emploi-repère :Secrétaire de direction
Catégorie d’emploi : Catégorie 3
Type de contrat : Contrat à durée indéterminée / Temps complet
Motif : Remplacement de personnel permanent
Localisation : Saint-Denis (93)
Rémunération : Selon expérience et niveau de formation, par référence aux grilles indiciaires des agences sanitaires en application du décret n°2003-224 du 07 mars 2003 ou selon statut particulier si fonctionnaire (détachement)
Autorité publique indépendante à caractère scientifique, la Haute Autorité de santé (HAS) vise à développer la qualité dans les champs sanitaire, social et médico-social, au bénéfice des personnes.
Elle travaille au côté des pouvoirs publics dont elle éclaire la décision, avec les professionnels de santé pour optimiser leurs pratiques et organisations, et au bénéfice des usagers dont elle renforce la capacité à faire des choix.
Elle exerce trois missions principales :
- évaluer les médicaments, dispositifs et actes en vue de leur remboursement ;
- recommander les bonnes pratiques professionnelles, élaborer des recommandations vaccinales et de santé publique ;
- mesurer et améliorer la qualité dans les hôpitaux, cliniques, en médecine de ville et dans les structures sociales et médico-sociales.
La HAS exerce son activité dans le respect de trois valeurs : la rigueur scientifique, l'indépendance et la transparence.
Elle est organisée autour :
- d’un Collège de huit membres dont un président ;
- de commissions spécialisées présidées par des membres du Collège :
- de services réparties en cinq directions.
Description du poste à pourvoir
Direction et service d’affectation
Direction de l’Amélioration de la Qualité et de la Sécurité des Soins (DAQSS)
La direction de l’évaluation de la qualité et de la sécurité des soins (DAQSS) est une des 5 directions de la Haute Autorité de Sant é (HAS). Elle est composée de 3 services (Service des Bonnes Pratiques [SBP]), Service Evaluation et Outils pour la Qualité et la Sécurité des Soins [SEvOQSS], Service de la Certification des Etablissements de Santé [SCES]) et d’une mission du numérique en santé. Six conseillers auprès de la directrice assurent également des missions régaliennes.
Missions générales du poste à pourvoir
Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice de la DAQSS, vous collaborerez auprès d’elle (ou de son adjoint en son absence) et faciliterez la mise en œuvre de ses missions. A ce titre, vous prendrez en charge les tâches organisationnelles et administratives, résoudrez les questions pratiques ou secondaires pour faciliter son exercice. Vous collaborez également auprès des conseillers de la directrice.
Vous serez notamment chargé(e) de :
- Organiser et gérer le planning de la directrice,
- Organiser les réunions et les commissions pilotées par la directrice ou 1 conseiller : ordre du jour, envoi des convocations, réservation de salle, préparation des documents de travail, préparation de salle, participation, élaboration et diffusion de comptes rendus, classement et archivage,
- Préparer et assurer les suivis des documents de travail : assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers et du courrier. En interface avec les membres de la direction, contrôler et fournir les documents nécessaires à leurs missions ou soumis à leur approbation,
- Elaborer les comptes rendus et relevé de décisions de réunions,
- Gérer l’équipe Teams « Administration de la DAQSS dir », « Vie de la DAQSS dir » et « DAQSS commun » : publications et mise à jour des documents dans les canaux,
- Réaliser le suivi de la mise en œuvre de la charte du télétravail par la direction et de la vérification mensuelle pour le contrôle de gestion,
- Réaliser le suivi des congés de la directrice et des conseillers,
- Participer à la campagne d’évaluation de la direction : planification des entretiens, suivi du process de validation et transmission au RH,
- Assurer la réalisation du suivi comptable et financier de la DAQSS direction,
- Participer à la communication interne et externe de la DAQSS,
- Organiser en amont la logistique liée aux nouveaux arrivants dans le service (mise à disposition de badge, bureau, pc, accueil…)
- Organiser les déplacements de la directrice,
Vous participez également, en tant que de besoin, à la réflexion et à la conduite de projets transversaux à la direction.
Ce poste implique des liens et des interfaces nombreuses en interne à la DAQSS et à l’ensemble de la HAS, ainsi qu’en externe (ministères, CNAM, autres agences intervenant dans le secteur de la santé).
Profil recherché
Formation
Titulaire d’un diplôme de niveau Bac +3 en assistanat de direction ou de manager, secrétariat ou gestion administrative.
Expérience
Une expérience de 3 à 5 ans en gestion/secrétariat de direction.
Compétences
Solides compétences en gestion administrative et secrétariat de direction,
Maîtrise des outils bureautiques (pack office, Word, Excel, Powerpoint, Teams, internet…),
Traitement efficace de l’information écrite et orale,
Excellent relationnel,
Rigueur et sens de l’organisation,
Discrétion et diplomatie,
Réactivité et gestion des priorités,
Capacité à identifier et relayer les situations d’alerte,
Force de proposition,
Sens du collectif de travail.
La maîtrise de l’anglais est vivement souhaitée.
La connaissance de l’environnement institutionnel et professionnel de la HAS est un plus.
Pour postuler
Date limite de réponse : 27 avril 2024
Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à adresser à l’équipe recrutement à l’adresse mail :
